Transparência e bom convívio são importantes em qualquer ambiente.
Porém, vivendo em um condomínio, essas duas características se tornam fundamentais. Parte do processo de transparência, a prestação de contas do condomínio anual, é obrigatória conforme o Art. 1348, VIII, do Código Civil. É de atribuição do síndico ordenar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão.
Como fazer a prestação de contas de condomínio?
Organizar uma apresentação contendo todas as despesas e investimentos de um ano é um desafio que exige preparação. São diversos os documentos que devem ser reunidos e contabilizados.
- Relatório do Orçamento – Deve-se revisitar o orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão e comparar com o que foi feito, analisando a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
- Relatório de Receitas – O documento divide-se em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes. Neste último, deve-se acrescentar multas por atraso na taxa condominial. Outra possível receita é o valor de aluguéis de espaços comuns do condomínio.
- Relatório de Despesas – Para facilitar o entendimento, faça uma divisão desse relatório em três contas:
- Fixas: folha de pagamento, contratos fixos, seguros, administrativos, e outros itens que têm sempre valores muito próximos mensalmente;
- Variáveis: manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal;
- Extras: obras ou consertos extraordinários.
É recomendável já informar despesas de emergência, para que, assim que aprovada a prestação de contas, já se possa agilizar o orçamento da próxima gestão.
- Balancete – É o resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como o saldo do mês e o saldo atual. A prestação de contas pode ser feita de forma mensal, através desse documento.
- Saldo do mês: é a diferença entre as receitas e despesas do mês vigente.
- Saldo atual: é o total que o condomínio tem em caixa. Para calcular este valor basta somar o quanto o condomínio tinha em caixa no mês anterior com o saldo mês atual.
- Inadimplência – Divulgar as métricas relevantes sobre o assunto, como porcentagens, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas para redução do índice.
- Organização: planilha de prestação de contas de condomínio
Agora que você já conhece os documentos que precisam estar na sua prestação de contas, é essencial compreender como organizar essas informações. Os condomínios organizam toda a documentação em uma pasta, online ou física, a pasta nada mais é que um arquivo onde se encontra todas as movimentações financeiras e documentação sobre o que ocorreu no condomínio durante determinado ano.
É preciso esclarecer que, sendo um documento do condomínio, a pasta deve estar acessível a todos os moradores. O síndico e os conselheiros têm prioridade, mas qualquer pessoa que reside no prédio pode verificar o conteúdo.
Para melhorar a organização do síndico, sugerimos que você utilize uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio. Dessa forma, a atualização de movimentações financeiras é mensal e você pode compartilhá-la com os condôminos. Assim como os documentos, essa planilha pode estar acessível para todos os moradores.
Ao montar a pasta de prestação de contas, é interessante fazer um resumo do que está sendo especificado nos documentos daquele mês. Desta forma, você facilita o entendimento daqueles que vão verificar a pasta.
Prazo para prestação de contas de condomínio
Segundo o Art. 1.348 do Código Civil brasileiro, o síndico é obrigado a prestar contas à assembleia anualmente e quando exigido – ou seja, o condômino pode pedir para conferir as contas do condomínio sempre que achar necessário.
A prestação de contas anual ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), a reunião de condomínio focada na APROVAÇÃO DA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA PARA O PRÓXIMO ANO.
O ideal é que se utilize o início do ano, o período de janeiro a março, para realizar a AGO. Entretanto, cada síndico deve seguir as normas e prazos estipulados pela convenção do condomínio. (neste caso é omissa).
Como apresentar a prestação de contas do condomínio?
Por mais que você tenha todas as informações documentadas e completas, se não as apresentar de forma acessível, pode deixar dúvidas ou mesmo maus entendidos. Esse cuidado e organização aumenta a credibilidade e confiança no síndico, gerando mais andamento e fluidez.
Aqui estão algumas dicas para a prestação de contas em condomínio:
- Prepare-se antes do dia da reunião: tenha informações importantes anotadas e as organize de maneira que fiquem acessíveis a você caso alguém faça uma pergunta. É fundamental solucionar as dúvidas dos condôminos durante a reunião.
- Prepare um material de apoio para entregar aos condôminos: a prestação de contas possui muitas informações e nem todos os moradores vão conseguir lembrar tudo o que foi citado. Portanto, elabore um material para acompanhar a sua apresentação. Além disso, planilhas de gastos e outros assuntos podem ser incluídos nesse material.
- Divida tudo em categorias: para evitar o amontoamento de informações, separe os valores em categorias. Por exemplo: custos mensais, despesas extraordinárias, orçamentos de obras, etc.
Termos contábeis
Para ajudar os diversos síndicos de primeira viagem Brasil à fora, preparamos uma relação com os principais termos contábeis que você precisa conhecer para realizar uma prestação de contas em condomínio de qualidade. Confira:
- Receita: é todo dinheiro recebido. No caso do condomínio, são as taxas condominiais, rateios para despesas extras e outra fonte de renda que existir.
- Despesas: é tudo o que o condomínio gastou, desde o pagamento dos funcionários, manutenção das áreas comuns, até aqueles custos extraordinários que não estavam previstos no orçamento inicial do condomínio.
- Resultado corrente: é o total das receitas menos o total das despesas, não contando com as despesas e receitas extraordinárias. Este resultado é importante para planejar o orçamento do próximo ano.
- Resultado transitado: são os valores vindos do ano anterior, ou seja a soma do saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa, transitados do Exercício anterior.
- Resultado a transitar: são os valores do ano em questão mais o resultado transitado. Este resultado será distribuído pelo saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa no último dia do ano.
Qual o papel do Conselho Fiscal na prestação de contas do condomínio?
O conselho fiscal do condomínio, formado por parte dos membros da diretoria, é responsável por averiguar todos os gastos feitos ao longo do ano. É ele que orienta sobre todo o recurso utilizado. Normalmente, o conselho faz uma reunião mensal para avaliar a pasta juntamente com o síndico.
Artigo 1356 da Lei nº 10.406 de 10 de janeiro de 2002
Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.
Quais são as responsabilidades do conselho fiscal condominial?
Resumidamente, o conselho fiscal faz uma análise minuciosa sobre as finanças do condomínio, estudando as despesas, entradas e fundo de investimento. Todo o trabalho dos conselheiros deve ser feito com duas premissas básicas: ética e transparência.
Fazem parte da lista de atribuições do conselho fiscal de condomínio as seguintes atividades:
- Acompanhar contas, orçamentos e documentação da gestão financeira;
- Garantir que os recursos arrecadados estão sendo aplicados corretamente;
- Conferir os balanços de contabilidade;
- Ajudar na elaboração da previsão orçamentária;
- Contratar o serviço de auditoria do condomínio se houver suspeita de desvios de verbas ou fraudes;
- Alertar o síndico sobre possíveis irregularidades;
- Eleger o presidente dentre os membros do conselho;
- Emitir pareceres concordando ou reprovando a prestação de contas anual;
- Escolher, em conjunto com o síndico, a empresa que prestará o serviço de seguro condominial
- Ajudar o síndico a selecionar uma agência bancária para o condomínio
- Verificar se estão sendo respeitadas as decisões tomadas em assembleia;
- Emissão do relatório do conselho fiscal de condomínio;
- Acompanhar o trabalho do síndico e da administradora do condomínio.
Como Fazer o Balancete do seu Condomínio.
Dentro as diversas rotinas e relatórios que um condomínio deve possuir, o balancete é um dos mais importantes, pois é justamente ele que vai ser utilizado para a análise financeira.
O que é o Balancete: esse é um relatório que tem como objetivo demonstrar as movimentações financeiras, isto é, as entradas e saídas de dinheiro, separando os totais por contas e também os saldos mensais. A taxa de condomínio é referente ao mês anterior, portanto, não é paga adiantada. Primeiro se efetua os gastos, depois o rateio, não existe como fazer um rateio sem saber o que gastou, portanto usa e depois paga, esta e a regra.
Por Silvana de Oliveira
