Por Mario Abreu
Bacharel em Arquivologia pela Universidade Federal Fluminense – CRP:6829/RJ – Especialização em Políticas Públicas para criação de Arquivos Municipais pela Fundação Casa de Rui Barbosa
Você sabia que, assim como outras entidades, os condomínios também devem se atentar à legislação relacionada à gestão de documentos? A Lei nº 8.159/91, que estabelece a Política Nacional de Arquivos, tem grande impacto sobre a forma como os documentos devem ser organizados, guardados e acessados, inclusive em ambientes privados, como os condomínios. Conheça mais sobre essa lei e descubra como seu condomínio deve se adequar a ela, garantindo segurança e conformidade legal.
O que é a Lei nº 9,159/91 e qual sua importância para o seu condomínio?
A Lei nº 8.159/91 institui a Política Nacional de Arquivos e estabelece normas para a gestão de documentos públicos e privados no Brasil. A lei define arquivos como os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições públicas ou privadas, e até mesmo por pessoas físicas, em razão de suas atividades específicas. Ela também se aplica a diferentes suportes de informação, como papel, digital, audiovisual, entre outros.
O principal objetivo da lei é garantir o acesso à informação como um direito fundamental do cidadão, conforme previsto na Constituição Federal. Além disso, ela reconhece a importância dos documentos arquivísticos para a sociedade brasileira, assegurando que as informações sejam preservadas, organizadas e acessíveis.
Como a Lei nº. 8.159/91 se aplica ao seu condomínio?
Os condomínios, especialmente os de maior porte, gerenciam uma grande quantidade de documentos, como contratos, atas de assembleias, recibos de pagamento, notificações e registros de condôminos, entre outros. Esses documentos precisam ser tratados de acordo com as disposições da Lei nº 8.159/91, considerando não apenas a preservação, mas também o acesso e a segurança da informação.
Além disso, a lei resguarda o direito à indenização em caso de violação de sigilo de documentos, seja por danos materiais ou morais, e ainda estabelece que o descumprimento das normas pode resultar em ações penais, civis e administrativas. Portanto, a conformidade com a legislação não é apenas uma questão de boa prática, mas também de proteção jurídica.
Como um arquivista pode ajudar seu condomínio?
Cumprir a Lei nº 8.159/91 exige uma gestão eficiente de documentos. O arquivista é o profissional capacitado para implementar soluções que garantam que seu condomínio esteja em conformidade com as práticas arquivísticas. Ele pode promover uma assessoria especializada, oferecendo os instrumentos de gestão e os serviços arquivísticos adequados:
1) Plano de Classificação e Acesso (PCDA)
Um plano personalizado para o seu condomínio, definindo como os documentos devem ser classificados, acessados e armazenados. Isso garante que todos os registros sejam mantidos de forma organizada e que o acesso seja feito apenas por pessoas autorizadas.
2) Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD)
Estabelece prazos para o tempo de guarda de documentos, além de definir quando e como os documentos devem ser eliminados ou transferidos para arquivos permanentes, sempre seguindo as normas legais.
3) Listagem de Eliminação de Documentos (LED)
Organiza a eliminação de documentos de forma segura, garantindo que informações desnecessárias sejam descartadas conforme a legislação e com total proteção de dados.
4)Termos de Eliminação de Documentos (TED)
Elabora documentos formais que atestam a eliminação de arquivos, garantindo que todas as etapas do processo sejam registradas e auditáveis, em conformidade com a legislação.
A Lei nº 8.159/91 promove as políticas arquivísticas para garantir a integridade, acessibilidade e segurança dos documentos de seu condomínio, além de proteger contra possíveis riscos legais. Busque a solução que seu condomínio precisa para garantir a conformidade com a legislação arquivística e a proteção de dados pessoais, proporcionando uma gestão mais eficiente e segura dos documentos.
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