Por Mario Abreu
Bacharel em Arquivologia pela Universidade Federal Fluminense – CRP:6829/RJ Especialização em Políticas Públicas para criação de Arquivos Municipais pela Fundação Casa de Rui Barbosa
O casamento de uma ex-síndica, acusada de desviar cerca de R$ 350 mil do condomínio Villa Borghese, em Samambaia (DF), foi marcado por protestos organizados pelos moradores. A ex-síndica enfrenta acusações de fraude e apropriação indevida de recursos condominiais, sendo suspeita de falsificar documentos para justificar despesas inflacionadas e apresentar notas fiscais adulteradas. Com isso, as taxas do condomínio aumentaram significativamente, embora os custos dos serviços contratados fossem inferiores ao valor cobrado.
Em outubro, os moradores detectaram uma nota fiscal fraudada no valor de R$ 80 mil. Pressionada, a síndica teria confessado o esquema e prometido devolver o dinheiro, realizando um Pix de R$ 30 mil, supostamente retirado do próprio caixa do condomínio. Após renunciar ao cargo, novas irregularidades foram descobertas, levando ao registro de um boletim de ocorrência.
Durante o casamento, ocorrido em 26 de outubro, moradores protestaram na entrada, acreditando que a cerimônia foi custeada com o dinheiro desviado. A Polícia Civil do DF investiga o caso, e a devolução integral dos valores aos moradores permanece incerta.
Síndicos, conselheiros e condôminos saibam como consultar a autenticidade de notas fiscais e evitem surpresas indesejadas no seu condomínio
Para situações como essa, síndicos, conselheiros fiscais e condôminos podem verificar a autenticidade das notas fiscais de produtos e serviços recebidas pela administração do condomínio. Para consultar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), basta acessar o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica em: https://www.nfe.fazenda.gov.br
No portal, é possível verificar a nota digitando a chave de acesso de 44 dígitos que consta na nota fiscal. Isso permite acessar dados como o CNPJ do emitente, valor total e descrição dos produtos ou serviços, facilitando a verificação da autenticidade. Em caso de dúvidas, a Secretaria da Fazenda estadual também oferece orientações específicas e suporte adicional para a verificação.
Já para confirmar a autenticidade de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), emitida por prestadores de serviços, o processo pode variar conforme o município. Em geral, recomenda-se:
- Acessar o site da prefeitura do município onde a nota foi emitida.
- Localizar a seção de NFS-e ou Nota Fiscal Eletrônica de Serviços.
- Informar os dados da nota fiscal, como a chave de verificação ou número de identificação, e o CNPJ ou CPF do prestador.
- Validar as informações, verificando detalhes como data, valor e descrição do serviço.
Caso encontre dificuldades, entre em contato com a Secretaria de Fazenda ou o setor de tributos do município para obter suporte adicional.
Análise documental é uma etapa imprescindível da gestão de documentos
Os documentos são, antes de tudo, garantias jurídicas de que o condomínio está realizando suas atividades de acordo com a legislação vigente. De um lado, eles funcionam como provas e demandas de atores externos, como o fisco, fornecedores e clientes. De outro, asseguram que o condomínio atua com base em acordos e demandas previamente estabelecidos entre as partes.
A gestão documental, portanto, garante a integridade desses documentos, tornando-os acessíveis sempre que necessários — inclusive para autoridades competentes.
A metodologia de gerenciamento documental também visa garantir que os arquivos sejam legalmente válidos, por meio da apresentação de assinaturas, carimbos ou certificados. Com essa prática, há o cuidado de verificar se os documentos contêm os elementos exigidos pela legislação, garantindo sua integridade, autenticidade e segurança.
Por isso, implementar uma análise documental eficaz contribui diretamente para a segurança jurídica do condomínio, assegurando que os documentos tenham o respaldo necessário para apoiar as decisões do síndico e da assembleia e, defender os interesses gerais do condomínio.
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