Por Silvana de Oliveira – Perita Judicial, Grafotécnica, Especialista em Provas Digitais e Investigação Forense
A administração pública brasileira está passando por uma transformação histórica. Com a Lei do Selo de Desburocratização e Simplificação, atos e procedimentos administrativos que antes exigiam formalidades complexas e demoradas agora podem ser realizados de forma mais ágil, segura e prática. Entre as mudanças mais significativas está a dispensa do reconhecimento de firma, que permite ao agente administrativo validar assinaturas confrontando-as com documentos de identidade ou na própria presença do signatário, eliminando etapas que consumiam tempo e recursos tanto do cidadão quanto do Estado.
Essa lei não se limita apenas a simplificar assinaturas: ela redefine a relação do cidadão com o serviço público, reduzindo exigências desnecessárias, permitindo a substituição de documentos, flexibilizando meios de comunicação e criando incentivos para órgãos que implementem soluções inovadoras e replicáveis. O resultado é uma administração mais eficiente, transparente e próxima do cidadão, em que a burocracia deixa de ser um obstáculo e passa a ser uma ferramenta racionalizada para servir à sociedade. A Lei nº 13.726/2018 representa um marco no processo de desburocratização da administração pública brasileira, ao estabelecer medidas voltadas à simplificação de atos, procedimentos e exigências impostos ao cidadão no relacionamento com o poder público.
Entre seus principais avanços está a dispensa da exigência de reconhecimento de firma e de autenticação de cópias de documentos1, prática historicamente incorporada à rotina administrativa, muitas vezes de forma automática e sem análise de necessidade.
No entanto, como toda mudança estrutural, a aplicação da norma traz benefícios relevantes, mas também riscos que precisam ser reconhecidos e administrados.
O que a lei efetivamente dispensa?
No âmbito da administração pública direta e indireta, em todas as esferas federativas, a lei veda a exigência de:
- Reconhecimento de firma, quando:
- a assinatura puder ser comparada com documento de identidade; ou
- o ato for assinado na presença do agente público.
- Autenticação de cópia, desde que:
- o documento original seja apresentado; e
- o servidor público ateste a conformidade entre original e cópia.
A lógica da norma é clara: se o Estado pode verificar, não deve transferir essa obrigação ao cidadão.
A presunção de boa-fé e seus reflexos
A Lei nº 13.726/2018 adota como premissa a presunção de boa-fé do administrado, alinhando-se aos princípios da eficiência, da razoabilidade e da economicidade.
Contudo, essa presunção não elimina a necessidade de controle, cautela e responsabilidade administrativa, especialmente em procedimentos sensíveis ou de impacto jurídico relevante.
Riscos associados à dispensa de reconhecimento de firma e autenticação de cópias
Embora a lei traga avanços evidentes, sua aplicação indiscriminada pode gerar riscos jurídicos, administrativos e probatórios, que merecem atenção.
1. Risco de fraudes documentais
A ausência de autenticação formal pode facilitar:
- uso de documentos falsificados;
- adulterações materiais ou ideológicas;
- apresentação de cópias manipuladas, especialmente em procedimentos digitais.
Esse risco é ampliado quando:
- o servidor não possui treinamento adequado;
- não há protocolo claro de conferência documental;
- o volume de atendimento é elevado.
2. Fragilização da cadeia de custódia documental
Do ponto de vista pericial e probatório, a conferência informal de documentos pode:
- comprometer a rastreabilidade do documento apresentado;
- dificultar a reconstrução do caminho probatório em eventual processo judicial;
- gerar dúvidas sobre a integridade do documento ao longo do tempo.
Em demandas judiciais futuras, essa fragilidade pode impactar diretamente a validade e a força probante do documento.
3. Transferência excessiva de responsabilidade ao agente público
A lei impõe ao servidor a tarefa de:
- comparar assinaturas;
- verificar originalidade de documentos;
- atestar conformidade de cópias.
Sem capacitação adequada, isso pode resultar em:
- erros involuntários;
- responsabilização funcional indevida;
- insegurança jurídica para o próprio agente público.
Na prática, há uma migração de risco do cidadão para o servidor, nem sempre acompanhada de estrutura ou treinamento.
4. Conflitos interpretativos e aplicação desigual da norma
Outro risco recorrente é a aplicação heterogênea da lei:
- alguns órgãos aplicam a dispensa integralmente;
- outros continuam exigindo atos cartorários sem justificativa legal;
- há divergências entre setores de um mesmo órgão.
Esse cenário gera:
- insegurança jurídica;
- tratamento desigual entre cidadãos;
- aumento de conflitos administrativos.
5. Limites da lei em relações privadas e atos especiais
A Lei nº 13.726/2018 não se aplica automaticamente a relações privadas nem revoga exigências previstas em legislação específica.
O risco aqui está na interpretação equivocada de que:
- o reconhecimento de firma deixou de existir; ou
- jamais pode ser exigido.
Essa leitura pode levar à invalidação de atos privados ou à rejeição de documentos em contextos nos quais a formalidade ainda é legalmente necessária.
Como mitigar esses riscos?
A correta aplicação da lei exige:
- capacitação contínua de servidores públicos;
- protocolos claros de conferência documental;
- registro formal do procedimento de verificação;
- uso de ferramentas tecnológicas de validação;
- análise do risco conforme a natureza do ato administrativo.
Desburocratizar não significa eliminar controles, mas torná-los proporcionais e inteligentes.
A Lei nº 13.726/2018 é um avanço significativo na construção de uma administração pública mais acessível e eficiente. Contudo, sua eficácia depende de aplicação técnica, consciente e responsável.
Reconhecer os riscos não enfraquece a lei ao contrário, fortalece sua legitimidade, evitando abusos, distorções e insegurança jurídica.
Desburocratizar é evoluir. Mas evoluir com responsabilidade é o verdadeiro desafio do Estado moderno.
- Racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação. https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13726.htm ↩︎
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