Por Silvana de Oliveira.
A gestão de documentos é uma área crítica tanto em ambientes corporativos quanto no setor público, especialmente no contexto jurídico. A transição dos documentos físicos para o digital representa um avanço significativo na gestão documental, oferecendo vantagens em termos de eficiência, acessibilidade e segurança. No entanto, essa mudança também introduz novos desafios relacionados à preservação da integridade e à conformidade com legislações e normas técnicas, focando na cadeia de custódia e na conformidade com o Código de Processo Civil (CPC), a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a NBR ISO 15489 e a Lei nº 8.159/1991.
A cadeia de custódia refere-se ao processo de manter a integridade e o controle de documentos desde sua criação até seu descarte ou armazenamento final. No ambiente digital, a cadeia de custódia assume uma importância vital, pois envolve garantir que os documentos digitais sejam autênticos, imutáveis e acessíveis apenas por pessoas autorizadas.
- Registro de Acesso e Modificações: Cada acesso ou modificação a um documento digital deve ser registrado para assegurar a rastreabilidade. Isso ajuda a prevenir e detectar qualquer alteração não autorizada e a garantir que o documento permaneça autêntico.
- Criptografia e Autenticação: A criptografia protege o documento contra acessos não autorizados e a autenticação garante que apenas usuários validados possam modificar ou visualizar o documento.
- Backup e Recuperação: É fundamental implementar estratégias de backup para evitar a perda de dados. A recuperação deve ser testada periodicamente para garantir a integridade dos documentos em caso de falhas.
O Código de Processo Civil Brasileiro, em seu artigo 411, permite que documentos digitalizados sejam considerados como originais se atenderem aos requisitos de autenticidade e integridade. Para que isso seja possível, é necessário:
- Autenticidade: A autenticidade dos documentos digitalizados pode ser garantida através de assinaturas digitais e certificados digitais que confirmam a identidade do signatário e a integridade do conteúdo.
- Integridade: A integridade dos documentos é assegurada através da aplicação de técnicas de hash e outros métodos que garantem que o documento não tenha sido alterado após sua digitalização.
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) estabelece diretrizes para a coleta, armazenamento e tratamento de dados pessoais. Para a gestão de documentos digitais, a LGPD impõe:
- Proteção de Dados Pessoais: Documentos digitais que contêm dados pessoais devem ser protegidos adequadamente para garantir a privacidade dos indivíduos. Isso inclui medidas de segurança física e digital para prevenir acessos não autorizados.
- Transparência e Consentimento: As organizações devem informar os titulares dos dados sobre como seus dados serão utilizados e obter o consentimento necessário para o processamento desses dados.
A NBR ISO 15489 é uma norma técnica que fornece diretrizes para a gestão de documentos e registros. No contexto digital, a norma recomenda:
- Planejamento e Implementação: A gestão de documentos deve ser planejada e implementada de forma que os documentos digitais sejam criados, armazenados e gerenciados de acordo com as melhores práticas e normas técnicas.
- Avaliação e Auditoria: A norma sugere a realização de avaliações e auditorias regulares para garantir que os processos de gestão de documentos estejam em conformidade com as normas e que os documentos sejam preservados de forma adequada.
A Lei nº 8.159/1991, também conhecida como Lei de Arquivos, estabelece que documentos digitalizados que substituem os originais em papel devem ser preservados com as seguintes considerações:
- Preservação e Acesso: Os documentos digitalizados devem ser preservados de forma a garantir seu acesso e integridade ao longo do tempo. Isso inclui a manutenção adequada dos sistemas de armazenamento e a aplicação de práticas de preservação digital.
- Normas Técnicas: A lei orienta que os documentos digitalizados devem seguir normas técnicas de arquivamento, garantindo que sejam armazenados e gerenciados de acordo com padrões estabelecidos.
A transição do físico para o digital na gestão de documentos oferece inúmeras vantagens, mas também apresenta desafios significativos em termos de preservação da integridade e conformidade legal. A cadeia de custódia, quando bem gerida, pode assegurar que documentos digitais mantenham sua autenticidade e integridade. A conformidade com o CPC, a LGPD, a NBR ISO 15489 e a Lei nº 8.159/1991 é essencial para garantir que os documentos digitais sejam geridos de maneira eficaz e legalmente apropriada. Em um ambiente cada vez mais digital, a aplicação rigorosa dessas normas e leis é fundamental para uma gestão de documentos bem-sucedida.
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