Por Silvana de Oliveira.
A gestão de condomínios tem se tornado cada vez mais complexa, especialmente no que diz respeito à segurança da informação e à proteção de dados pessoais. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, a responsabilidade dos gestores condominiais, incluindo síndicos e administradoras, aumentou significativamente. Um dos principais desafios é a distribuição de atas de assembleias e reuniões, que frequentemente contém dados pessoais e sensíveis. Neste artigo, abordaremos como a distribuição dessas atas deve ser feita de forma adequada, respeitando as exigências da LGPD, e a importância da pseudonimização de dados nesse processo.
A Importância das Atas em Condomínios
As atas de assembleias e reuniões de condomínio são documentos essenciais para registrar as decisões tomadas coletivamente pelos condôminos. Elas formalizam deliberações importantes, como aprovações de orçamentos, eleições de síndicos, mudanças no regulamento interno, entre outras. Tradicionalmente, essas atas são distribuídas aos condôminos, seja por meio físico ou digital, a fim de manter todos informados das decisões e garantir a transparência da gestão.
Contudo, as atas muitas vezes contêm dados pessoais dos condôminos, como nomes completos, números documentos e de unidades, e até informações financeiras ou de inadimplência. Diante do rigor da LGPD, o compartilhamento indiscriminado desses dados pode acarretar sérias consequências legais, expondo o condomínio e seus gestores a riscos.
A LGPD e a Proteção de Dados em Atas
A LGPD tem como objetivo garantir a proteção de dados pessoais em diversos ambientes, incluindo a gestão de condomínios. A lei estabelece que dados pessoais devem ser tratados de maneira segura, com finalidades específicas e com o consentimento dos titulares, quando aplicável. Dessa forma, a gestão de atas em condomínios deve ser ajustada para atender essas diretrizes, evitando a exposição indevida de informações sensíveis.
A lei prevê, ainda, que a divulgação de dados pessoais deve ser Pseudonimizada, limitando-se apenas ao necessário para o cumprimento de obrigações legais e regulatórias. No contexto das atas de condomínio, isso significa que a sua distribuição deve ser feita com critérios claros de quem tem acesso e quais informações devem ser compartilhadas.
Pseudonimização de Dados nas Atas
Uma das práticas mais recomendadas para garantir o cumprimento da LGPD na distribuição de atas condominiais é a pseudonimização de dados. Pseudonimizar significa remover ou alterar parte dos dados pessoais de forma que os titulares não possam ser identificados, direta ou indiretamente. Na prática, isso pode ser feito, por exemplo, substituindo o nome completo do condômino por iniciais ou caracteres usando números em vez de referências nominativas.
Estratégias para aplicar a Pseudonimização de Dados em atas condominiais:
- Substituição de nomes por identificadores: Em vez de usar o nome completo dos condôminos, utilize identificadores, como números ou códigos alfanuméricos, para proteger a identidade das pessoas mencionadas.
- Segregação de informações sensíveis: Mantenha as informações identificáveis separadas dos dados pseudonimizados, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos dados completos.
- Uso de iniciais ou apelidos: Em situações menos formais, pode-se optar por usar iniciais ou apelidos previamente acordados entre os condôminos para identificar os participantes sem expor suas informações pessoais completas.
- Limitação de detalhes específicos: Evite incluir detalhes excessivos que possam permitir a identificação indireta dos condôminos, como endereços ou dados financeiros explícitos, focando apenas no necessário para o contexto da ata.
- Controle de acesso e medidas de segurança: Estabeleça sistemas de controle de acesso rigorosos para que apenas pessoas autorizadas, como síndicos e administradores, possam acessar as informações que permitem a reidentificação.
Boas Práticas para Cumprir a LGPD na Distribuição de Atas
Além da Pseudonimização, outras boas práticas podem ser implementadas para assegurar que a distribuição de atas esteja em conformidade com a LGPD:
- Consentimento Informado: Em alguns casos, pode ser necessário obter o consentimento dos condôminos para que seus dados sejam incluídos nas atas, especialmente se forem informações sensíveis ou além do necessário para o processo decisório.
- Controle de Acesso: As atas devem ser distribuídas apenas para aqueles que possuem um interesse legítimo nas informações, como condôminos e membros do conselho. Evite o compartilhamento irrestrito ou público desses documentos.
- Armazenamento Seguro: O armazenamento das atas, tanto em formato físico quanto digital, deve seguir padrões de segurança adequados. Sistemas de gestão digital podem ser uma solução eficiente para garantir que os documentos estejam protegidos por senha ou outro mecanismo de segurança.
- Treinamento e Conscientização: Síndicos, gestores e administradoras de condomínio devem ser capacitados sobre as exigências da LGPD, assegurando que compreendam a importância de proteger os dados pessoais dos condôminos e aplicar as práticas corretas no manuseio de documentos.
A distribuição de atas em condomínios requer uma atenção redobrada à proteção de dados pessoais, especialmente em um cenário pós-LGPD. A pseudonimização de dados é uma ferramenta essencial para garantir a segurança das informações e o cumprimento da lei. Ao adotar práticas de pseudonimização e controle de acesso, os síndicos e administradoras podem continuar promovendo a transparência na gestão condominial sem comprometer a privacidade dos condôminos. Desta forma, além de evitar penalidades legais, contribuem para uma gestão mais segura e confiável.
A pseudonimização de dados é um conceito importante no contexto da proteção de dados pessoais e da privacidade, especialmente conforme previsto pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil e pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia. Abaixo, detalho o que significa pseudonimização, como ela se diferencia da pseudonimização e como é tratada nas legislações relevantes.
O que é Pseudonimização de Dados?
A pseudonimização é uma técnica de proteção de dados em que informações pessoais são substituídas por identificadores fictícios (ou pseudônimos), de modo que as informações não possam ser atribuídas a um titular específico sem o uso de dados adicionais. Diferente da anonimização, que elimina permanentemente a identificação do titular dos dados, a pseudonimização ainda permite a reidentificação dos dados, desde que haja acesso a informações adicionais que permitam a associação.
Exemplo: Em vez de usar o nome real de uma pessoa em um conjunto de dados, pode-se utilizar um código ou número, como “Usuário 123”. As informações que permitem vincular “Usuário 123” ao nome real da pessoa são armazenadas separadamente e sob fortes medidas de segurança.
Pseudonimização na LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) faz distinções claras entre a pseudonimização e a anonimização, sendo que ambas têm papéis importantes na proteção da privacidade dos titulares de dados.
Artigos Relevantes da LGPD:
- Art. 5º, inciso XI: Define a pseudonimização como o “tratamento de dados pessoais de maneira tal que esses dados não possam ser atribuídos a um titular específico sem a utilização de informações adicionais, mantidas separadamente e sujeitas a medidas técnicas e administrativas para assegurar que os dados pessoais não sejam atribuídos a uma pessoa natural identificada ou identificável.”
- Art. 13, parágrafo único: Trata da possibilidade de tratamento de dados pessoais para fins de cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, caso sejam aplicadas técnicas de pseudonimização.
- Art. 12: A pseudonimização é vista como uma medida de segurança importante. No entanto, é importante lembrar que, mesmo após a pseudonimização, os dados ainda são considerados dados pessoais pela LGPD, já que é possível reidentificar o titular. Isso significa que a pseudonimização por si só não elimina a necessidade de conformidade com a lei.
- Art. 46: A LGPD prevê que controladores e operadores devem adotar medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados pessoais, e a pseudonimização é citada como uma dessas medidas de segurança.
Pseudonimização no GDPR
A pseudonimização também é tratada na GDPR (General Data Protection Regulation), que é a lei europeia de proteção de dados e serviu de inspiração para várias disposições da LGPD.
Artigos Relevantes do GDPR:
- Art. 4(5): O GDPR define a pseudonimização de maneira similar à LGPD, como o processamento de dados pessoais de tal forma que os dados não possam mais ser atribuídos a um titular específico sem informações adicionais.
- Art. 6: No GDPR, a pseudonimização é considerada uma das formas que permitem o processamento de dados pessoais de forma mais segura, pois reduz o risco de exposição dos titulares em caso de vazamento de dados.
- Art. 25: A pseudonimização é uma medida recomendada para a aplicação de Privacy by Design e Privacy by Default, conceitos que demandam que a proteção de dados seja incorporada em todas as etapas do desenvolvimento de produtos ou serviços que utilizam dados pessoais.
Diferença entre Pseudonimização e Anonimização
- Pseudonimização: Embora os dados sejam “mascarados” por pseudônimos, ainda é possível reidentificar os titulares com o uso de informações adicionais. Isso torna a pseudonimização uma medida de segurança menos rigorosa que a anonimização.
- Anonimização: Os dados são irreversivelmente desassociados de qualquer indivíduo. Após a anonimização, as informações não são mais consideradas dados pessoais pela LGPD, pois não há como reidentificar o titular, mesmo com o uso de técnicas adicionais.
Aplicação Prática da Pseudonimização
A pseudonimização é uma ferramenta útil em várias situações onde é necessário manter a privacidade dos dados, mas onde ainda se deseja ou precisa manter a capacidade de reidentificação em determinadas condições. Exemplos incluem:
- Condomínios: Na distribuição de atas, mencionada anteriormente, pseudonimizar os dados dos condôminos pode permitir uma gestão eficiente, mantendo os condôminos informados sem expor diretamente suas informações pessoais.
A pseudonimização de dados é uma técnica importante para equilibrar a proteção da privacidade e o uso legítimo de dados pessoais. Tanto a LGPD quanto o GDPR reconhecem a pseudonimização como uma medida de segurança eficaz, mas enfatizam que ela não exime a necessidade de conformidade com a legislação, uma vez que os dados ainda podem ser reidentificados. Para garantir a conformidade com as normas de proteção de dados, é crucial que as organizações adotem medidas técnicas e administrativas adequadas para proteger as informações pseudonimizadas e garantir a separação segura das informações que permitiriam a reidentificação dos titulares.
Exemplo de Pseudonimização de Dados em Atas Condominiais:
Antes da Pseudonimização (Dados Originais):
“Durante a assembleia, o condômino João Silva, proprietário da unidade 302, manifestou-se contra o aumento da taxa de condomínio. Já Maria Souza, da unidade 505, propôs a instalação de câmeras de segurança nas áreas comuns. O condômino Carlos Pereira, da unidade 101, foi identificado como inadimplente.”
Após a Pseudonimização:
“Durante a assembleia, o condômino da unidade XXX manifestou-se contra o aumento da taxa de condomínio. Já o condômino da unidade XYX propôs a instalação de câmeras de segurança nas áreas comuns. O condômino da unidade XXY foi identificado como inadimplente.”
Explicação:
- Nomes substituídos por identificadores genéricos (números ou caracteres).
- As informações pessoais dos condôminos foram removidas, preservando sua privacidade, mas sem comprometer o entendimento do conteúdo e das deliberações da ata.
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