As assembleias de condomínio são órgãos deliberativos essenciais para o bom funcionamento dos edifícios residenciais e comerciais. Através delas, os condôminos decidem sobre diversos assuntos relevantes, como aprovação de orçamentos, reformas, obras, regras de convivência e eleição do síndico. Para garantir a legitimidade e a eficiência das decisões tomadas, a legislação brasileira estabelece prazos mínimos para a convocação das assembleias.
O Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002) estabelece os princípios gerais para a convocação de assembleias de condomínio. O art. 1.351 determina que a assembleia geral deve ser convocada pelo síndico ou por ¼ (um quarto) dos condôminos, mediante comunicação por escrito com antecedência mínima de:
- 8 (oito) dias úteis para a assembleia ordinária e extraordinária; (Art. 24, § 2º da lei nº 4.591/12/1964)
A lei também prevê a possibilidade de convocação por juiz em caso de omissão do síndico ou dos condôminos.
É importante destacar que o prazo mínimo para convocação é de caráter peremptório, ou seja, improrrogável. Isso significa que a assembleia não pode ser realizada antes do prazo legal, sob pena de nulidade das decisões tomadas. Em caso na falta de quórum na primeira, com prazo mínimo reduzido para:
- 5 (cinco) dias úteis para a assembleia ordinária;
A Convenção Condominial pode estabelecer prazos específicos para convocação de assembleias, desde que sejam superiores aos prazos mínimos previstos em lei. Caso a Convenção Condominial não trate do tema, aplicam-se os prazos mínimos do Código Civil.
Forma de Convocação
A convocação deve ser feita por escrito e de forma que todos os condôminos sejam cientes da data, local, horário e dos temas a serem deliberados na assembleia. As formas válidas de convocação incluem:
- Edital afixado em local de acesso geral no condomínio;
- Comunicação por escrito entregue em mãos ou enviada por correio aos condôminos, com confirmação de recebimento;
- E-mail enviado para o endereço eletrônico cadastrado de cada condômino, desde que haja autorização expressa para tal comunicação, com confirmação de recebimento.
Conteúdo da Convocação, além da forma, a convocação deve conter alguns elementos essenciais para sua validade e eficácia:
- Identificação do condomínio: Nome e CNPJ do condomínio.
- Identificação da assembleia: Tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária) e número de convocação (primeira ou segunda).
- Data, local e horário: Data, horário e local da assembleia.
- Ordem do dia: Relação clara e objetiva dos temas a serem deliberados na assembleia.
- Documentação disponível: Indicação dos documentos relacionados aos temas da ordem do dia que estão disponíveis para consulta prévia pelos condôminos.
- Instruções para participação: Informações sobre a forma de participação na assembleia, seja presencialmente ou por representação por outro condômino.
- Cláusula da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais nº 13.709/2018): Considerando a LGPD), informamos aos condôminos que os dados pessoais coletados e tratados durante a assembleia serão utilizados exclusivamente para os fins relacionados à gestão condominial e à tomada de decisões coletivas. Esses dados serão armazenados de forma segura e não serão compartilhados com terceiros sem o consentimento expresso dos titulares.
- Assinatura do síndico: Assinatura do síndico (ou do administrador, se couber) como responsável pela convocação.
A não observância do prazo mínimo para convocação de assembleia pode acarretar sérias consequências, tais como:
- Nulidade das decisões tomadas: As deliberações tomadas em assembleia realizada fora do prazo legal podem ser anuladas por meio de ação judicial.
- Impugnação da assembleia: Condôminos prejudicados pelo descumprimento do prazo podem impugnar a assembleia junto ao judiciário.
- Responsabilização do síndico: O síndico que descumpre o prazo legal para convocação pode ser responsabilizado por perdas e danos causados aos condôminos.
Para garantir a eficácia da convocação e a ampla participação dos condôminos, é recomendável a adoção de algumas boas práticas:
- Convocar a assembleia com antecedência superior ao prazo mínimo legal, possibilitando o planejamento dos condôminos.
- Utilizar meios de comunicação diversificados, como edital, correspondência impressa e e-mail, para alcançar todos os condôminos.
- Disponibilizar a documentação relativa aos temas da assembleia com antecedência, facilitando a análise e a tomada de decisões pelos condôminos.
- Realizar a divulgação da convocação com clareza e objetividade, evitando termos técnicos complexos.
- Promover reuniões informativas antes da assembleia para esclarecer dúvidas dos condôminos sobre os temas da ordem do dia.
A convocação de assembleias de condomínio, realizada dentro dos prazos legais e com as formalidades adequadas, é fundamental para a tomada de decisões legítimas e consensuais. O síndico, como responsável pela convocação, deve ter profundo conhecimento da legislação e da Convenção Condominial para garantir a validade das assembleias e a boa gestão do condomínio. Além do aspecto legal, a adoção de boas práticas de comunicação contribui para o aumento da participação dos condôminos e o fortalecimento da vida comunitária no condomínio.
MODELO DE EDITAL DE CONVOCAÇÃO PARA ASSEMBLEIA
| [Nome do Condomínio] CNPJ: [Número do CNPJ] Endereço: [Endereço completo do Condomínio] Assembleia Geral [Ordinária/Extraordinária] – [Número da Convocação] Data: [Data da assembleia] Horário: [Horário da assembleia] Local: [Local da assembleia] Ordem do Dia: Aprovação da Ata da Assembleia Geral [Ordinária/Extraordinária] anterior; [Segundo tema da ordem do dia]; [Terceiro tema da ordem do dia]; [Quarto tema da ordem do dia] (se houver); Assuntos Gerais. Documentos Disponíveis: [Lista dos documentos disponíveis para consulta, com indicação de onde podem ser acessados pelos condôminos]; Informações para Participação: 👫Presencial: Os condôminos em situação regular com o pagamento das cotas condominiais podem participar da assembleia presencialmente, mediante apresentação de documento de identidade. 📜Por Representação: Os condôminos podem se fazer representar por outro condômino, mediante procuração por escrito. O modelo de procuração está disponível no site do condomínio e na portaria. 💻Online: A assembleia também poderá ser realizada de forma online, através da plataforma [Nome da plataforma online]. Os condôminos que desejarem participar online deverão se cadastrar na plataforma até [Data limite para cadastro]. As instruções de acesso à plataforma serão enviadas por e-mail para os condôminos cadastrados. Tratamento de dados a luz da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais): Em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) nº 13.709/2018, informamos que os dados pessoais dos condôminos coletados para fins de convocação para assembleia serão utilizados exclusivamente para essa finalidade e não serão compartilhados com terceiros sem o consentimento expresso dos titulares. Contato: Síndico: [Nome do síndico] Telefone: [Telefone do síndico] E-mail: [E-mail do síndico] [Assinatura do Síndico] Síndico [Nome do Condomínio] |
Este modelo é apenas um exemplo e deve ser adaptado de acordo com as necessidades específicas de cada condomínio. Em caso de duvidas é importante consultar um profissional de sua confiança para garantir que a convocação esteja em conformidade com a legislação e com a Convenção Condominial. A convocação deve informar claramente qual a finalidade da coleta de dados dos condôminos, que no caso é a convocação para a assembleia. Com base ao artigo 6.º da LGPD e ao art. 5º, VIII da Constituição Federal Brasileira, que garante o direito de reunião.
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